La descripción de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto. La descripción del puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organización. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que hace, así como la frecuencia en que lo hace, cómo lo hace y para que lo hace.
Elementos de la Descripción del Puesto
Datos generales del puesto
Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional. Esto es, debe tener:
a) nombre del puesto.
b) área a la que pertenece.
c) localidad en donde se ubica el puesto.
d) el número de plazas existentes.
e) edad y sexo requeridos.
f) lineas de reporte directo y funcional.
h) posibles substitutos,
i) la misión o razón de ser del puesto.
Objetivo del puesto
Un objetivo del puesto es un resultado específico que se espera que debe alcanzar el ocupante del puesto. Sin embargo, estos objetivos normalmente se expresan de una manera general, y es muy deseable que estén íntimamente ligados a los objetivos del jefe inmediato. Si no lo están, sugerimos que te cuestiones si realmente ese objetivo aporta algo a la consecución de los objetivos organizacionales y a la misión y visión de la empresa. Si no aporta, debería eliminarse del puesto.
¿Cuántos objetivos debe tener un puesto?
Los que sean necesarios. Sin embargo, si un puesto tiene muchos objetivos, es decir, más de 7 u 8, seguramente estará mal definido y deberá hacerse una revisión exahustiva del puesto a través del análisis de puestos.
Funciones del puesto
Posteriormente, los objetivos los partimos en tareas y responsabilidades, lo que nosotros llamamos funciones. Cada función debe reflejar una sóla tarea o responsabilidad específica.
Aunque es evidente que la trascendencia de dichas funciones es diferente, y por lo tanto, unas pesan más que otras en cuanto a la importancia en el desempeño del puesto, esto no se incluye dentro de la descripción del puesto. Sin embargo, nosotros aconsejamos listar los objetivos y las funciones en orden de importancia para el puesto.
¿Cómo hacer esto? Existen muchos criterios, pero nuestra experiencia nos indica que si nos hacemos la pregunta de ¿cuál sería el impacto a la organización por no realizar dicha función? La respuesta a esta pregunta nos da un indicador muy significativo sobre su prioridad para el puesto.
¿Cuántas funciones debe tener un objetivo?
Obviamente la respuesta a esta pregunta depende del mismo objetivo, pero nuevamente nuestra experiencia nos indica que la mayoría de los objetivos deben tener entre 3 y 6 funciones. Esto no significa que no pueda haber más o menos, simplemente es un parámetro a seguir.
El Entorno Social en la Descripción de Puestos
En cuanto al entorno social, su importancia radica en que nos ubica al puesto dentro de un contexto social, y por lo tanto, nos permite inferir ciertas habilidades o competencias laborales que el ocupante del puesto debe tener. Pero esto lo especificamos dentro del perfil del puesto.
Dentro del entorno social, nosotros sugerimos los siguientes actores:
a) supervisor inmediato.
b) clientes externos.
c) proveedores.
d) clientes internos.
e) compañeros de trabajo.
f) comités interdisciplinarios.
g) jefes indirectos.
h) subordinados. Esta separación no implica que no pueda haber otros actores, como por ejemplo, sindicatos.
